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会社設立の案内状はがきでいい?

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会社設立の際には必ず案内状を送ります。送り先は、販売先や受注先など、仕入れ先、そのほか業務関係者すべて、また必要な場合には個人的な知人にも送ります。

挨拶状は、はがき一枚で済ませる場合と、はがき大のカードと地図などを同封して封書にする場合があります。出来ることなら封書にして丁寧な感じにしておいた方が無難です。

少しカジュアルな感じでもよければ、横書きでも構いません。近年はビジネス文書は横書きが増えています。はがき一枚で済ませる場合などは横書きの場合も少なくありませんが、年配の相手は横書きを嫌う人もあるかもしれません。

丁寧にしたければ、はがきでも封書でもあて名書きは縦書きにします。本文も丁寧にしたい場合には縦書きにします。場合によっては、以前の勤務先の紹介文などを同封することもあります。

販売先や受注先などが重要だということは周知のことです。今後も、当社製品を買ってもらえるように、また、今後も仕事を回してもらえるように、しっかりとあいさつをします。

同じように重要なのが仕入れ先や発注先です。仕入れ先や発注先では、新会社の資金力や支払い能力をとても気にします。中には支払い条件を厳しくしたり価格を高くしてくる場合もあります。原料仕入れが滞っては製造も販売もできません。円滑に事業を立ち上げたいなら仕入先こそ丁寧なあいさつが必要なのです。

案内状には、前文として「謹啓 ○○の候、皆様方にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。」等の文が必要です。また、独立開業の場合には、前職の勤め先を明記したほうが先方もわかりやすいでしょう。

開業前にお世話になったお礼の言葉、今後もよろしくお願いする言葉も必要です。文例はインターネットで見つけたり、印刷業者に例文を見せてもらったりすると良いでしょう。

個性的過ぎる文面は、読み手によっては不安定感や、ぶしつけな感じに受け取ることもあるので要注意です。経営方針や事業計画などについては、挨拶状では、スローガン的な短い言葉で触れておきましょう。詳しい内容については、開業の準備段階や開業後の面談など、説明の機会を積極的に設けましょう。

最低限下記の会社詳細は記載しておくと良いでしょう。

設立をした会社が、お客様に訪問をしてもらう必要がある場合には地図をつけた案内状にするとより良い案内状になります。

案内状に記載する内容は、会社名、代表取締役名、住所、電話番号、業務内容などです。来訪を期待する場合には、地図も記載します。

案内状は多くの場合には郵送しますが、どうしても顔を見てあいさつしなければならない取引先には持参する場合もあります。

会社設立の案内状は意気込みを表現するとともに、法人としての常識的で安定感のある姿勢も表現しなければなりません。

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